Organizando la información de tu empresa.

11 BUENAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZAR TUS ARCHIVOS Y CARPETAS DE TRABAJO

¿Dónde habré guardado ese archivo…? Es una pregunta que todos nos hemos hecho, seguida por minutos o incluso horas de frustración navegando entre archivos y carpetas tratando de encontrar el documento que necesitamos…urgentemente.

Encontrar un documento dentro de un sistema de archivos sin una estructura u organización, es como buscar una aguja en un pajar, un pajar al que tienes que regresar diariamente hasta que la encuentres.

Deja de perder horas de tu tiempo buscando información creando una estructura organizada de carpetas y archivos.

¿POR QUÉ CREAR UNA ESTRUCTURA DE CARPETAS?

Imagínate dentro de un supermercado. Ahora imagina que no hay secciones, no hay pasillos, ni organización alguna. Hay manzanas junto a comida de mascotas, la salsa de pasta junto a los jabones y frente al cereal las bebidas alcohólicas. No sabes dónde encontrar el pan y la leche… ¡es un caos!

Así son los archivos de tu computadora cuando no tienes una estructura y organización.

Al igual que las secciones y los pasillos de un supermercado, una estructura eficiente de archivos y carpetas te ayudará a mantener tus documentos organizados, para que no pierdas constantemente el tiempo buscando algo cuando lo necesites. Esto no solo reduce la frustración, sino que también aumenta tu productividad y eficiencia.

¿CUÁL ES LA MEJOR MANERA DE ORGANIZAR MIS ARCHIVOS?

No existe una fórmula mágica para una estructura de archivos perfecta, cada empresa es y trabaja de forma diferente, por lo que su estructura de archivos deberá reflejar como trabajan en específico la empresa y sus empleados.

La estructura de carpetas más efectiva es la que sea más fácil de usar, de tal manera que todos en la empresa puedan de manera intuitiva encontrar los archivos que están buscando. Si es muy complicada se convertirá en algo tedioso y nadie querrá utilizarla.

Hay que tener presente que una buena estructura de archivos deberá funcionar para todos en la empresa, no solo para ti. Es probable que otras personas no busquen un archivo de la misma manera que tu lo haces y no querrás frustrar a los demás en tu empresa.

Tu meta es crear una jerarquía lógica que dé a cada archivo un hogar, haciendo que las cosas sean fáciles de encontrar e imposibles de perder.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos y mejores prácticas para ayudarte a crear una Estructura de Archivos:

  1. GUARDA TUS ARCHIVOS EN UNA UBICACIÓN COMPARTIDA, EVITA GUARDAR TODO EN TU COMPUTADORA.

Es común guardar todo en las carpetas de “Mis Documentos” o en el “Escritorio”, pero esto puede llevar a 2 problemas;

Primero, otros colaboradores de la empresa no tendrán acceso a estos archivos cuando lo requieran. Asegúrate de guardar tus archivos en el servidor, en una unidad de red u otra carpeta compartida.

Segundo, el personal de sistemas (TI) respalda servidores y unidades de red, no es común que respalden las carpetas de todas y cada una de las computadoras de la empresa.

2. EVITA MEZCLAR ARCHIVOS PERSONALES Y DE TRABAJO.

Usa las carpetas de trabajo para guardar archivos de la empresa, no querrás que todos en la oficina vean las fotos de las últimas vacaciones con tu familia.

3. AGRUPA POR CATEGORÍAS

Una de las maneras más efectivas de organizar tus archivos es por categorías. Imagina un supermercado, todo está ordenado por categorías para poder encontrar los productos que buscamos de forma rápida.

Algunos ejemplos de categorías son:

4. AGRUPA POR FECHAS

Muchas actividades de la empresa como pagos, reportes, compras, etc., son recurrentes. Organizar los archivos de estas actividades por mes y año puede facilitarte encontrar el archivo que necesitas consultar e identificar su versión actual y las anteriores

Por ejemplo, puedes crear una estructura como ésta:

5. USA SUB-CARPETAS

Una vez que tengas agrupados tus archivos por categorías o fechas, podrás agregar niveles adicionales para ayudarte a filtrarlos mejor, aquí es donde puedes aprovechar la creación de subcarpetas.

Las subcarpetas ayudan a crear grupos lógicos dentro de grandes categorías. Por ejemplo, dentro de la carpeta de administración, podrías tener la subcarpeta ”2017” que contenga la carpeta “ventas” que a su vez contenga la subcarpeta de cada mes del año, algo así:

6. USA LAS CARPETAS FINAL, BORRADOR Y ARCHIVO.

Aun cuando sepas en que carpeta buscar, encontrar la versión correcta del archivo que necesitas puede ser complicado. Una manera para ayudarte es creando subcarpetas para cada una de las etapas de una tarea.

Final. – Utiliza esta carpeta para guardar cualquier documento final y aprobado. Por ejemplo, si estás trabajando en un contrato, en esta carpeta guardarías la versión final lista para imprimir y firmar.

Borrador. – Guarda en esta carpeta cualquier trabajo en progreso, así como las revisiones que tenga el documento para que sea revisado.

Archivo. – Utiliza esta carpeta para guardar los materiales de referencia utilizados para el proyecto, como notas, imágenes, vínculos, etc.

7. UTILIZA BUENAS NORMAS AL NOMBRAR TUS ARCHIVOS

Puede resultar frustrante buscar entre cientos de archivos con nombres vagos como «Presentación» o «Notas». Utiliza nombres de archivo claros y descriptivos que faciliten la identificación de lo que hay en el archivo, sin importar dónde se encuentre.

Éstas son algunas de las mejores prácticas sugeridas por La Universidad de Stanford:

8. CREA PLANTILLAS DE CARPETAS

Una vez que hayas diseñado la estructura de tus carpetas, crea la serie de carpetas vacías a manera de plantilla para mantener una estructura consistente. Por ejemplo, si organizas tus archivos con base al nombre de tus clientes, probablemente querrás utilizar la misma estructura una y otra vez dentro de cada carpeta de clientes.

9. USA ACCESOS DIRECTOS

Siempre existen esos 2 o 3 archivos que utilizamos diariamente y tenemos que abrir y cerrar varias veces al día. Comúnmente estos archivos los guardamos en el escritorio “para tenerlos a la mano”. Lo cierto es que al ser archivos importantes y que usamos diariamente, deberíamos guardarlos apropiadamente dentro de una carpeta que pueda ser respaldada por el personal de sistemas (TI) y no en el escritorio.

Algunos usuarios prefieren duplicar el archivo y trabajar con la copia que está en el escritorio, dejando el archivo original en su carpeta desactualizado.

En lugar de duplicar el archivo, puedes crear un acceso directo y trabajar siempre en el archivo original, evitando tener varias versiones de él.

El acceso directo lo puedes mover y colocar en el escritorio o cualquier otra ubicación que te parezca más conveniente.

10. EVITA HACER CARPETAS “FLOTANTES”

Cuando trabajas en un proyecto grande con muchas carpetas y quieres acceder a la carpeta que más usas, es muy fácil colocar un número 1 o un guion bajo _ antes del nombre de la carpeta para que sea la primera carpeta en aparecer dentro de la lista.

Las carpetas flotantes son la más salida fácil, en lugar de comprometerse a utilizar una estructura de archivos efectiva. Además, si otros usuarios buscan carpetas alfabéticamente, podrían perder fácilmente una carpeta flotante y duplicar información.

11. APÉGATE A ELLO

Ninguna estructura de carpetas o sistema de organización de archivos será perfecta, pero en la búsqueda de ser más eficiente tienes que adoptarla y usarla todo el tiempo. No guardes todos tus archivos en el Escritorio o en Mis Documentos y te digas “Después lo muevo”, de esta manera terminarás con un sistema de organización de archivos a medias.